A utilização de intimações por meio eletrônico tem se tornado cada vez mais comum, inclusive em procedimentos administrativos fiscais. A Receita Federal do Brasil (RFB), com o objetivo de ter mais agilidade e segurança na comunicação com os contribuintes, adota as intimações e notificações eletrônicas, efetivadas por meio do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), que nada mais é do que a Caixa Postal do Centro Virtual de Atendimento (eCAC).

Para tanto, é necessário que o contribuinte autorize expressamente a utilização dessa forma de comunicação, por meio de Termo de Opção disponível no eCAC. Com a autorização do contribuinte, as intimações são enviadas pela Caixa Postal do eCAC, sendo possível o cadastro de e-mails e celulares para recebimento de alertas.

As intimações em processo administrativo fiscal federal são regulamentadas, principalmente, pelo artigo 23 do Decreto 70.235/72. E, de acordo com esse dispositivo, quando por meio eletrônico, a intimação será considerada feita na data da abertura da mensagem ou, ainda, 15 dias após a entrega da mensagem no DTE. Ou seja, não havendo abertura manual da mensagem em até 15 dias após seu registro na Caixa Postal, o contribuinte será considerado automaticamente intimado.

Essa sistemática causa prejuízos aos contribuintes que, muitas vezes, perdem prazos, por exemplo, para impugnação e recurso, por desconhecerem a forma de funcionamento da Caixa Postal do eCAC. Assim, é preciso ter atenção às mensagens registradas no eCAC e ao conteúdo dos comunicados abertos voluntariamente, pois eles marcam o início da contagem de diversos prazos.

Por fim, destaca-se que as intimações eletrônicas também são utilizadas pelas Secretarias de Fazenda de diversos Estados, como no Rio Grande do Sul (Lei 14.381/13 e art. 136-A e seguintes da Lei 6.537/73) e em São Paulo (art. 78 da Lei 13.457/09 e Portaria CAT 198/10). Logo, contribuintes de ICMS devem buscar informações sobre as sistemáticas utilizadas por cada SEFAZ, a fim de evitar surpresas em processos administrativos.